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海外地接社数字化运营管理案例：节省15万人力、事事可视化

2023-06-28

“

之前开玩笑说能帮我节省半个人力，我就很开心了，没想到，系统研发才1个月就节省了一个半的人力，算下来一年至少省了15万，真是很大的惊喜。现在还有部分更高级更智能化的应用，陆续开发中，非常期待。

”

【背景介绍】

澳洲星空假日成立于2014年，是澳大利亚持证的交通运营公司以及旅游公司，因为业务繁杂，交接事项多，需要不少人来服务，而澳洲的人力成本非常高，100元/时薪，加班时薪更高达1.5-3倍，因此，特别希望有个合适的办公系统来节约人工，但使用过几套系统后发现，并不能与实际业务融合，无法真正提高人效。

此前，星空假日需要用到多个系统来处理不同的工作，比如用Excel录单、用会计系统开发票、用日历APP排班&派单，用微信沟通等，每天在五六个系统间来回切换操作，不仅效率低还容易出错、漏单等，因为没有数据可追溯，出错时也难以追责。另外，各个平台不能互联，都是数据孤岛，企业没有完整的经营数据可分析，每项业务的进展情况也无法实时获知，企业很难做到科学有效的管理。

如何更有效地提高人效节约人工，让业务事事有迹可循、让经营有数据可依、让内外部协作更轻松，是星空假日数年来的一大难题，因此，当澳洲星空假日了解到小强云定制化办公系统，能与企业的数字化办公需求高度吻合，便联合同天下打造小强云个性化系统，开发仅1个多月，已实现节约一个半人工成本（约15万人民币/年），大部分工作都交由系统自动处理完成。

【小强云定制化方案介绍】

小强云为星空假日打造专属的个性化定制系统，以前用系统需按照已有流程进行，不适用步骤不可改变。现在星空假日通过小强云，哪些步骤要加减、哪些要调整，均可灵活调整，灵活适配业务发展需求，满足了星空假日对系统的所有设想。

通过小强云定制化系统，星空假日无需再多个APP辅助办公，在一套系统内就能够轻松管理团队及业务事项，如录单、开票、派单、订单跟进、财务审核等，即使半夜或团队休息日，系统也能自动处理工作，如客户签订合同后系统自动开票，节省大部分人力工作。

更重要的是，通过小强云系统，工作上的一切事务都变得可视化、透明化，事事有迹可循，例如，以前每天要接收很多来自司机、导游、销售等传来的票据、信息等，数据难存储难分类难查找，如今只需在该订单下，就能一键调取出所有相关的票据和信息，而且订单的每一步操作都有记录，谁没做、谁忘了安排、谁超时接单等统统一清二楚，并且每项业务还能进行360°的数据分析，帮助企业更深层地掌握经营情况。

【星空假日数字化运营指南】

1、日常办公交接，系统自动化处理

1.1 在每一个订单下处理完所有相关事项

· 订单可视化、可追溯

以前销售漏单、算错等情况无法追究，现在只要输入订单号，即可调取该订单谁漏做、谁安排等记录，步步有迹可循，促使团队工作更谨慎。

· 司导的票据及信息管理

每天司导有很多票据、信息发来微信，太多太乱，对账翻查很耗时；现在相关票据统一上传到订单下，方便对账及查漏补缺。

· 系统自动派单、提醒

以前外派给司机、导游等，需要一个个发信息安排，有时甚至忘安排，现在小强云系统自动派单，还能设定时间提醒，防止漏单。

· 系统自动开票

以前经常被客户催开票，把数据一条条录到税务局的网站上进行开票，要花掉五六分钟的时间，如今小强云系统自动开票并发至客户手机，从下单到开票仅需1分钟。

1.2 全程APP手机操作，离开电脑完全不影响工作

以前要在电脑前用Excel管理，工作原因又经常在外面，十分不方便，现在无论是排团、录单、开发票、派发工作单，都能在手机上完成，甚至做到了录完订单后一键完成派发、拼团、开发票、生成收入、生成成本等工作，自动化处理。

1.3 建立任务板块，事项逐一解决

团队跟客人确认好订单后，把资料全部放到任务板块，并设置提醒，完成一项消一项，事事不再漏。

2、高效沟通，高效反馈

2.1 快速查询库存、排班情况

客人预订产品，销售可在系统快速查位查车辆排班情况，快速给客人反馈、确认，提升客户体验。

2.2 告别多个APP/系统切换办公

以前办公需要多个系统、APP来回切换操作，容易错漏信息，现在只要守着一个小强云系统，录单、派单、确认、开票、审批、生成财务报表等全部一站式完成，高效有序。

2.3 司导对账一键查询

司导哪天费用没结/算错、哪些垫付，直接上传到订单上，也方便财务核查，付款后凭证一键上传/下载，无需沟通，节约大家时间。

3、节省企业成本

3.1 节省70%的重复性工作

简单重复的事情交给小强云机器人去做，如派单、通知、开票等，可替代部分人力。

3.2 降低人工出错率

当订单更新、修改时，系统可同步通知所有人，包括订单安排和派发，也由系统自动提醒，有效避免漏单、出错。

3.3 节省多套系统成本

· 以前分别要用会计系统、派单系统、下单系统、日历APP等处理的事务，现在均可在小强云系统上实现，把录单、开票、派单三项工作连为一体。

· 告别一个个专项系统，比如会计系统，在小强云系统进行收支，可自动生成发票，实现订单和财务的互联，无需再到另一个APP上去先对订单、再在会计系统对账单，大大提高效率。

3.4 节省办公场地成本

客服无需坐班，通过小强云在手机上即可随时处理工作，比如：入单、确认、安排等日常工作。

4、提供数据分析

通过小强云系统，星空假日实现运营有数据可依

· 如接送机数据，哪个时间段、哪个区域是峰值期/低谷期，及时抓住黄金期；

· 如订团量数据，通过小强云视图至少可提前一周了解团量，及时针对性运营，避免无法成团；

· 如订单数据，直观了解产品的售卖情况，包括客户喜爱度，产品季节性，为之后车辆的分配提供参考；

· 如供应商数据，精准了解所有合作供应商的比重，定期发送数据给供应商，优化合作关系。

5、打造专属的个性化系统

按需调整系统流程

· 例如录单，以前下单时需先选产品、再录名字身份证号等，再选别的产品，需再输入一遍客户信息；现在通过小强云系统调整流程为，先录客人信息，之后无论客人是选多少个产品，都无需再要重复录入客人信息，既大大节省时间，也能避免出错。

· 例如开票，以前的系统开票前需审核，但现在可直接省掉这一步，把录单、派单、开票三项工作连为一体，把价格输入后直接开票，省时省心。

关于澳洲星空假日

星空假日旅行成立于2014年。作为澳大利亚持证的交通运营公司以及旅游公司，以良好的服务得到广泛的赞誉。

星空假日励志于为每一位客人提供优质以及舒适的体验，可服务范围包括参团、个性定制，含境内游、境外游、一日游、多日游、包车游、私人定制、接送机、酒店机票预定。

❤ 寄语小强云

澳洲星空假日徐总：“之前和小强团队开玩笑，只要能节约半个人力成本我都很开心，没想到，系统才研发1个月就可以节约掉一个半人力成本了，目前系统还在继续定制完善中，将带来的提效和降本，都是可预见的在发生了。更让我满意的是，小强系统是没有固定框架的，真正的个性化，它可以根据星空假日的业务需求、操作习惯为核心，来设定办公流程，很多流程顺序一调整就省事很多。小强云定制化系统，每一个功能都是有用的，没一个功能多余，我所希望做到的，都实现了。”

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